Profesyonel Bir Ön Yazı Mektubu Nasıl Oluşturulur?

Yapılan çoğu iş başvurularında profesyonelce hazırlanmış bir ön yazının sizi daha çok ön plana çıkarabileceğini biliyor muydunuz? Her ne kadar ülkemizde yaygın olmasa da uluslararası birçok şirkette ön yazı talep ediliyor. Bu ön yazının diğer adaylara kıyasla size getirdiği avantajlar ise gözle görülür bir şekilde yüksektir. Peki bize böylesine büyük bir avantaj sağlayacak ön yazıyı nasıl hazırlamalıyız? Bunun için öncelikle ön yazının ne olduğunu iyi bir şekilde kavramamız gerekir.

Ön yazı genel olarak başvurularda yazılan ve şirketlere bağlı olarak özgeçmişinizin yanında istenen bir motivasyon mektubudur. Bu mektuplar başvuran kişi tarafından yazılır. Genel amacı ise söz konusu işe uygunluğu ön plana çıkartmak ve okuyucunun motive olmasını sağlamaktır. Mütevazi bir dille yazılan mektuplar başvurularda sizi diğer adaylara kıyasla öne çıkarabilir ve seçilme şansınızı arttırır.

Şirketler Neden Ön Yazıya İhtiyaç Duyarlar?

Günümüzde pek çok kişi uzmanlıkları konusunda kendini özgüvenli görüyor olsa da şirketlere başvuru yaparken iş konusunda detayları okumayı es geçerler ve işe uygun olduklarını düşünerek hızlı bir şekilde başvuru oluştururlar. Şirketler de bu durumun önüne geçmek amacıyla motive edici bir ön yazı mektubu beklentileri ile doğru kişilere ulaşarak doğru kişiler ile çalışmayı hedeflerler.

Şöyle düşünelim: Şirketler ve yöneticiler genellikle onlarca başvuru alırlar. İnceleyecek çok fazla miktarda başvuru sahibi olması nedeniyle iş için kimin uygun olup olmadığını belirleyebilecek pek fazla vakitleri yoktur. Genel olarak bakıldığında, bir işe alım görevlisi yaklaşık bir veya iki dakika aralığında özgeçmişleri kontrol eder; fakat bu süre sizin söz konusu pozisyon için uygun olup olmadığınızı anlamaya yetecek kadar uzun değildir.

Başvurunuzu ön plana çıkartacak bir ön yazı nasıl yazılır? Ön yazının uzunluğu genellikle bir sayfadan az olmalıdır ve dört ana bölüm temeline dayanarak oluşturulmalıdırlar: giriş, deneyimlerinizin ve becerilerinizin vurgulanması, başvurulan pozisyonla neden ilgilendiğinizin ve neden bu pozisyonda çalışmak istediğinizin bir özeti ve bunu takip eden bir sonuç şeklinde düzenlenmelidir. Pek tabii, becerilerinizi ve niteliklerinizi listelemeye başlamadan önce, şirketin hizmetlerini, geçmişini, misyonunu ve değerlerini anlamanız için şirket ve başvurduğunuz pozisyon hakkında biraz araştırma yapmak sizin için oldukça faydalı olacaktır.

Bir motivasyon mektubu, deneyimlerinizi ve yetkinliklerinizi tamamen yabancı bir kişiye "satmalı" ve size yüz yüze görüşme hakkı kazandırmalıdır. Bu nedenle, tahmin edildiği gibi, yazması kolay bir mektup değildir. Bu durumda size yardımcı olması için önceden yazılmış bir ön yazı örneği okumak yararınıza olabilir. Şimdi ön yazınızı oluştururken size yardımcı olacak dört ana bölümden oluşan başlıklara bir göz atalım;

Bu kısımda belirtmemiz gereken iş arayışımızdır. Hangi pozisyonda arayışımız olduğunu belirtmeli ve aradığımız pozisyonun özelliklerine değinmeliyiz. Daha sonra bu işi nasıl bulduğunuzu belirtmek ekstra bir avantaj sağlayacaktır. İş ilanını belirli sayfalardan, sosyal medyadan veya bir başkası tarafından yönlendirilerek gördüyseniz, bu bilgiyi eklemeyi unutmayın. En önemlisi ise okuyucunun dikkatini çekebilecek ve onu motive edebilecek bir yazı hazırlamaya özen gösterin. Bu şekilde onların size olan ilgisini hızlıca üstünüze çekmeyi başarabilirsiniz.

Başvurduğunuz pozisyon için uygun olan en güçlü niteliklerinizi ve deneyimlerinizi vurgulamanız oldukça önemlidir. Bu bölümde deneyimlerinizi yalnızca pozisyonla alakalı olanlarla sınırladığınızdan emin olun. Aksi takdirde konu farklılaşabilir. Bahsi geçen iş deneyiminizden, güven verici örnekler ekleyerek konu hakkında deneyimlerinizi ve uygunluğunuzu anlatmak, okuyucuyu konuşarak ikna etmeye çalışmak yerine gösterin.

Başvurduğunuz şirkete veya kuruma neden onlarla beraber çalışmak istediğinizi açık, anlaşılır ve net bir dille ifade etmelisiniz. Şirketin size çekici gelen taraflarına, şirketin çalışma hayatınızda size sağlayacak avantajlarına değinmeniz oldukça önemli. Şirketin ilgilendiği alanlardan bahsederek okuyucunun ilgisini çekin ve bu alanların size olan uygunluğunu vurgulayın. Bu bölümü yazarken kendinize belli başlı sorular sormak, yazıyı yazarken size yardımcı olabilir. Örneğin; bu pozisyon neden bana hitap ediyor? Bu şirket için neden uygun bir adayım? Bu takıma veya projeye nasıl bir katkı sunabilirim?

Deneyimlerinizi ve konu hakkındaki daha ayrıntılı bilgilerinizi gözden geçirebilmeleri için okuyucuyu özgeçmişinize yönlendirmeyi unutmayın. Ön yazı her ne kadar önemli olsa da özgeçmişiniz teminatınızdır. Şirketin işe alım yetkilileri ile kişisel bir görüşme veya konu hakkında toplantı talep etmek sizin özgüvenli, profesyonel ve ciddi bir izlenim oluşturmanızı sağlayacaktır. Bahsi geçen kişi ve kişilerin sizinle iletişim kurması için iletişim tercihlerinizi belirtin. Size ait ve kullandığınız, iletişim sağlayabileceğiniz bir telefon numarası veya profesyonel bir e-posta adresiniz olduğundan emin olun. Son olarak ise okuyucuya mektubunuzu okuduğu ve size zaman ayırdığı için nezaketle teşekkür etmenin büyük bir etki yaratabileceğini aklınızda bulundurmalısınız.

İş arayan neredeyse herkes, başvuru sürecinde özgeçmişin çok fazla önem arz ettiğinin farkındadır, ancak çok azı, özgeçmişe eşlik eden bir motivasyon mektubunun işe alım sürecinde sağladığı avantajların ve bu hayati rolün farkındadır. Dolayısıyla, güzel ve özenle yazılmış bir ön yazı, iş arayışınızda en az özgeçmişiniz kadar önem arz eder ve farkınızı ön plana çıkarır.

Ön yazılar, işe alım görevlilerinin başvuran kişiye karşı alacağı ilk izlenimdir. Bu nedenle güçlü bir şekilde yazılmış ve okuyucuyu etkileyen yazılar, karşı tarafa güçlü ve olumlu bir ilk izlenim iletebilir. Bu da diğer başvuranlara kıyasla sizin için avantajlı olacağınız anlamına gelir. Öte yandan zayıf, odaklanılmamış ve özenli bir şekilde yazılmamış bir mektup, pozisyon için her ne kadar güçlü olursanız olun, görevlinin size karşı merakını ve niteliklerinize karşı olan ilgisini olumsuz yönde etkileyebilir. Bu yüzden mektubunuzun veya herhangi bir yazınızın dilbilgisi ve yazım hatalarına karşı dikkatlice düzeltildiğinden emin olun. Tüm bu süreci tamamladığınızda profesyonel ve etkileyici ön yazınız ile yeni bir iş macerasına bir adım daha yakın olabilirsiniz.